Первое правило составления делового письма — выразить благодарность за полученное обращение. Это не только вежливо, но и создает положительный настрой у получателя. Начните письмо с фразы: «Мы рады получить Ваше письмо и хотим выразить Вам благодарность за интерес к нашей компании».
После благодарности переходите к сути письма. Будьте конкретными и ясными в своих выражениях. Избегайте двусмысленности и неясности. Если Вы отвечаете на запрос, укажите, какой именно запрос Вы имеете в виду. Например, «Мы получили Ваш запрос от 15 марта и хотим предоставить следующую информацию…».
При написании делового письма на русском языке важно соблюдать формальность и официальный тон. Избегайте разговорных выражений и сленга. Используйте официальные формулировки и термины. Например, вместо «отправьте нам» скажите «предоставьте нам», вместо «позвоните нам» скажите «свяжитесь с нами».
Структура благодарственного письма
Начните с приветствия, адресуя письмо конкретному лицу или организации. Например: «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемые сотрудники компании ‘Смарт Тех'».
Далее, в первом абзаце письма, четко и ясно выразите свою благодарность. Например: «Выражаем нашу искреннюю благодарность за Ваше сотрудничество и оказанную помощь в нашем общем проекте».
Во втором абзаце письма укажите, за что именно вы благодарны. Будьте конкретны. Например: «Благодарим Вас за своевременное выполнение заказа, высокое качество работы и профессионализм Ваших сотрудников».
В заключительном абзаце письма выразите надежду на дальнейшее сотрудничество и поблагодарите заранее за продолжение сотрудничества. Например: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество и выражаем благодарность заранее за Вашу поддержку в наших будущих проектах».
Завершите письмо подписью. Например: «С уважением, директор компании ‘Инновации’ Иванов И.И.». Не забудьте указать свою должность и фамилию, имя, отчество.
Примеры формулировок благодарности
Выражайте благодарность в деловом письме ясно и конкретно. Вот несколько примеров:
- Благодарю за сотрудничество: «Выражаю искреннюю благодарность за плодотворное сотрудничество и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.»
- Благодарю за поддержку: «Хочу выразить свою признательность за оказанную поддержку в этом проекте. Ваш вклад был бесценным.»
- Благодарю за помощь: «Благодарю за оказанную помощь в решении этого вопроса. Ваша поддержка была очень ценной.»
- Благодарю за время: «Выражаю свою благодарность за уделенное время и внимание к моему вопросу. Это значит для меня очень много.»
Используйте эти примеры как основу, но всегда помните о контексте и адресате письма. Будьте искренними и конкретными в своих благодарностях.
